Придбання палива підприємством з використанням паливних карток і талонів

(скретч-карток)

Крім готівкового розрахунку за отримане на автозаправних станціях (далі – АЗС) паливо, підприємствами установами та організаціями широко застосовується безготівковий розрахунок за отримане пальне.

Найбільш широкого застосування набули дві схеми безготівкового розрахунку за паливо, це схема розрахунку паливною карткою підприємства та схема розрахунку талонами або, як їх ще називають скреч-картками. Розглянемо обидві з них.

Схема розрахунку паливною карткою

Відпуск нафтопродуктів за платіжними картками здійснюється на підставі вимог Закону України "Про платіжні системи та переказ коштів в Україні", Положення НБУ №137, та інших нормативно-правових актів.

Паливні картки це інструмент безготівкового розрахунку на АЗС, який заснований на використанні банківських технологій. Паливна картка це засіб ідентифікації користувача і отримання передплаченого палива в мережі АЗС паливної компанії.

Паливні картки за своїм принципом аналогічні банківським карткам. Проте на відміну від банківських карток, в паливних картках в якості платіжної одиниці можуть використовуватися як грошові кошти так і літри.

Паливні картки диференціюються за видами палива: А-80; А-92; А-95; А-95EURO; Дизельне паливо; ГАЗ.

Для отримання паливної картки підприємству необхідно укласти договір з постачальником і сплатити рахунок.

Як ми уже зазначали вище паливні картки бувають «грошові» (на які в цілях розрахунку за паливо зараховуються грошові кошти) і «літрові» (на які в цілях розрахунку зараховуються літри палива).

Механізм застосуванні грошової паливної картки

При використанні грошової паливної картки, на рахунок в мережі АЗС у користувача зараховуються грошові кошти, передплачені Підприємством, без фіксації цін на паливо. Тобто водій заправляться на АЗС по поточних цінах, які діють на момент заправки. При проведенні заправки автомобіля з паливної картки списується відповідна сума грошових коштів. Водій отримує платіжну квитанцію в якій зазначається номер картки, дата заправки, її час, обсяг отриманого палива, ціна палива за 1 літр, та загальна сума списаних коштів.

У випадку з грошовою паливною карткою, передоплата за паливо в бухгалтерському обліку підприємства обліковується у складі дебіторської заборгованості Підприємства, а право власності на паливо набувається протягом певного періоду часу, в ході отримання палива водіями на АЗС. Підтвердженням отримання палива є розрахунковий чек терміналу та чек ЕККА, які передаються водієм у бухгалтерію.

Механізм застосування літрової паливної картки

При використанні літрової паливної картки, на картку в мережі АЗС зараховується кількість літрів, певного виду палива, попередньо оплачена Підприємством. При цьому вказаний об’єм палива фіксується за цінами, що діяли на момент отримання Постачальником (Паливною компанією) передоплати і в подальшому не переглядається.

При оплаті паливної платіжної картки підприємству відкривається два типа паливних рахунків:

1. Рахунок «Основна карта підприємства» - віртуальний рахунок на якому обліковується весь передплачений обсяг палива даного виду ПММ (наприклад А-95), так званий «віртуальний паливний склад» підприємства;
2. Рахунок паливної картки з відповідним номером реальної паливної карти (наприклад на паливо А-95 із можливістю заправки по всій Україні). Кількість таких рахунків відкривається в залежності від кількості користувачів (водіїв), що будуть використовувати ці платіжні картки. На кожен вид палива придбавається окрема паливна картка. Тобто на паливну картку виписану під бензин марки А-92, бензин марки А-95 – не зарахують

 Постачальник зараховує на основну картку підприємства (віртуальний паливний склад) відповідну кількість літрів палива, згідно із проведеною передоплатою і надає Підприємству коди доступу до вказаного віртуального паливного складу в мережі Інтернет. Підприємство самостійно проводить зарахування палива з віртуального паливного складу на реальні паливні картки водіїв у відповідності до встановлених норм і лімітів.

При заправці автомобіля на АЗС з літрової паливної картки списується відповідна кількість літрів палива. Списання здійснюється з паливного рахунку конкретної паливної картки водія, за допомогою POS-терміналу, який дозволяє зчитувати інформацію з паливної картки, передавати дані транзакції в банк, здійснювати авторизацію і формувати платіжну квитанцію по проведеній транзакції.

При цьому користувачу (управлінському персоналу підприємства) надається можливість у будь який час, з будь-якого робочого місця підключеного до мережі Інтернет проводити перерозподіл літрів на картах співробітників, отримувати звітну інформацію про фактичний відпуск палива як по окремій паливній картці окремого співробітника так і по паливних картках всіх співробітників, в тому числі і в режимі on-line.

Принциповою відмінністю між грошовою паливною карткою та літровою паливною карткою, є дата переходу права власності на паливо.

При використанні літрової паливної картки підприємство оплачує відповідну кількість літрів відповідного палива. Ці літри палива зараховуються на паливну картку Підприємства є його власністю і знаходяться на безоплатному відповідальному зберіганні в мережі АЗС до моменту їх вибору Підприємством. Наприклад в багатьох договорах прописується, що право власності на пальне переходить покупцю в момент передачі йому накладної (податкової накладної) та паливних карток. При цьому продавець (паливна компанія) зобов’язується забезпечити зберігання палива до його фактичної передачі покупцю (підприємству), тобто до заправки автомобіля.

У випадку ж з грошовою паливною карткою, право власності на паливо у користувача виникає тільки в момент фактичної заправки автомобіля (чи фактичного отримання палива в інший спосіб) і зняття коштів з паливної картки. І не раніше.

Окремо хотілося б зупинитися на обліку безпосередньо самих паливних карток. На відміну від банківських карток вони надаються за плату. Враховуючи те, що сама паливна картка є засобом платежу, а не грошовим документом і не талоном на паливо, а також те що строк використання пластикової платіжної картки (паливної) більше 1 року їх облік доцільно вести на бухгалтерському рахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи".

Розглянемо облік палива на підприємстві на прикладах використання грошової і літрової паливних карток.

Приклад 1.

Підприємство Альфа в жовтні 2016 року придбало 2 грошові паливні картки в паливної компанії. Вартість карток складала 120 грн. з ПДВ. Крім того Підприємство перерахувало аванс за паливо в сумі 6000 гривень. Протягом жовтня 2016 року водієм по картці К1 було придбано 150 літрів пального за ціною - 20 грн./л., всього на суму 3000 гривень. При цьому за результатами місяця згідно подорожніх листів використано 120 літрів пального.

Іншим водієм по картці К2 було придбано 100 літрів пального по ціні 24 грн./л. Згідно подорожніх листів за місяць було використано 80 літрів пального.

Як вказані операції з придбання та використання пального будуть відображені у бухгалтерському обліку Підприємства Альфа?

Відповідь

Відображення вказаних операцій в бухгалтерському та податковому обліку підприємства «Альфа» приведено в таблиці 1.

Таблиця 1. Бухгалтерський облік придбання палива за безготівковим розрахунком, з використанням грошових паливних карток

№ п/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума	Податковий облік
		Дебет	Кредит		Доходи	Витрати
1.	Проведено передоплату Паливній компанії за паливні картки К1 та К2	371	311	120	-	-
2.	Відображено право на податковий кредит з ПДВ	641	644	20	-	-
3.	Отримано паливні картки від Паливної компанії	153	631	100	-	-
4.	Закрито розрахунки з ПДВ	644	631	20	-	-
5.	Проведено зарахування взаємних заборгованостей за паливні картки К1 та К2	631	371	120	-	-
6.	Проведено попередню оплату за паливо Паливній компанії	3711	311	6000	-	-
7.	Відображено право на податковий кредит з ПДВ	641	644	1000	-	-
8.	Передано картки матеріально відповідальним особам для користування	112	153	100	-	-
9.	Проведено зарахування авансу за паливо на картку К1	3712/К1	3711	3000	-	-
10.	Проведено зарахування авансу за паливо на картку К2	3712/К2	3711	3000	-	-
11.	Представлено в бухгалтерію первинні документи (чеки) про проведення заправки по паливній картці К1 (150 л. * 20 грн./л)	203/К1	631	2500	-	-
12.	Закрито розрахунки з ПДВ	644	631	500	-	-
13.	Проведено зарахування авансу в рахунок отриманого палива по паливній картці К1	631	3712/К1	3000	-	-
14.	Представлено в бухгалтерію первинні документи (чеки) про проведення заправки по паливній картці К2 (100 л. * 24 грн./л)	203/К2	631	2000	-	-
15.	Закрито розрахунки з ПДВ	644	631	400	-	-
16.	Проведено зарахування авансу в рахунок отриманого палива по паливній картці К2	631	3712/К2	2400	-	-
17.	Списано згідно подорожніх листів на адміністративні витрати паливо по картці К1 (120 л. * 20 грн./л) - ((120 л. * 20 грн./л) : 6)	92	203/К1	2000	-	2000
18.	Списано згідно подорожніх листів, на адміністративні витрати, паливо по картці К2 (80 л. * 24 грн./л) - ((80 л. * 24 грн./л) : 6)	92	203/К2	1600	-	1600
19.	Віднесено витрати на фінансовий результат (2000 + 1600)	791	92	3600	-	-

За результатами жовтня 2016 року в обліку підприємства:

•       По бухгалтерському рахунку 203/К1 обліковується залишок 30 літрів палива на суму – 500 гривень;
•       По бухгалтерському рахунку 203/К2 обліковується залишок 20 літрів бензину на суму – 400 гривень;
•      На паливній картці К2 по бухгалтерському рахунку 3712/К2 «Аванси видані» обліковується дебіторська заборгованість паливної компанії в розмірі – 600 гривень;

      У бухгалтерському та податковому обліку визнано адміністративні витрати на обслуговування автотранспорту (паливо) в розмірі – 3600 гривен.

Облік палива на підприємстві при придбанні палива за літровою паливною карткою розглянемо на прикладі 2.

Приклад 2.

Підприємство Альфа в жовтні 2016 року придбало 2 літрові паливні картки в паливної компанії на бензин марки А-92 (картка К1) та А-95EURO (картка К2). Вартість карток складала 120 грн. з ПДВ. Крім того Підприємство перерахувало грошові кошти на:

•       придбання палива А-92 в кількості 150 літрів вартістю 20 грн./л всього на суму 3000 гривень;
•       та придбання 100 літрів пального по ціні 24 грн./л. в сумі 2400 гривень.

Всього було передплачено 250 літрів бензину на загальну суму 5 400 гривень.

Протягом жовтня 2016 року водієм по картці К1 було придбано 150 літрів пального марки А-92. При цьому за результатами місяця згідно подорожніх листів використано 120 літрів пального.

Іншим водієм по картці К2 було придбано 100 літрів пального марки А-95EURO. Згідно подорожніх листів за місяць було використано 80 літрів пального.

Як вказані операції з придбання та використання пального будуть відображені у бухгалтерському обліку Підприємства Альфа?

Відповідь

Відображення вказаних операцій в бухгалтерському та податковому обліку підприємства «Альфа» приведено в таблиці 2.

Таблиця 2. Бухгалтерський облік придбання палива за безготівковим розрахунком, з використанням літрових паливних карток

№ п/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума	Податковий облік
		Дебет	Кредит		Доходи	Витрати
1.	Проведено передоплату Паливній компанії за паливні картки К1 (А-92) та К2 (А-95EURO)	371	311	120	-	-
2.	Відображено право на податковий кредит з ПДВ	641	644	20	-	-
3.	Проведено передоплату Паливній компанії за паливо	371	311	5400
4.	Відображено право на податковий кредит з ПДВ	641	644	900
5.	Отримано накладну і паливні картки від Паливної компанії	153	631	100	-	-
6.	Закрито розрахунки з ПДВ по паливним карткам	644	631	20
7.	Отримано накладну від паливної компанії на 250 літрів бензину, в тому числі: А-92 – 150 літрів; А-95EURO - 100 літрів	203	631	4500	-	-
8.	Закрито розрахунки з ПДВ по паливним карткам	644	631	900
9.	Проведено зарахування взаємних заборгованостей за паливо	631	371	5400	-	-
10.	Проведено зарахування 150 літрів палива А-92 на картку К1 (3000 – 3000/6)	2031/К1	203	2500	-	-
11.	Проведено зарахування 100 літрів палива А-95EURO на картку К1 (2400 – 2400/6)	2031/К2	203	2000	-	-
12.	Передано картки матеріально відповідальним особам для користування	112	153	100	-	-
13.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 150 літрів бензину А-92 по паливній картці К1	2032/К1	2031/К1	2500	-	-
14.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 100 літрів бензину А-95EURO по паливній картці К2	2032/К2	2031/К2	2000	-	-
15.	Списано згідно подорожніх листів на адміністративні витрати 120 літрів палива А-92 по картці К1 (2500/150 л.) х 120л)	92	2032/К1	2000	-	2000
16.	Списано згідно подорожніх листів на адміністративні витрати 80 літрів палива А-95EURO по картці К2 (2000/100 л.) х 80л)	92	2032/К2	1600	-	1600
17.	Віднесено витрати на фінансовий результат (2000 + 1600)	791	92	3600	-	-

За результатами жовтня 2016 року в обліку підприємства:

•       На паливній картці К1 по бухгалтерському рахунку 2032 «Паливо А-92» обліковуються залишки бензину марки А-92 в кількості – 30 літрів на суму – 500 гривень;
•       На паливній картці К2 по бухгалтерському рахунку 2032 «Паливо А-95EURO» обліковуються залишки бензину марки А-95EURO в кількості – 20 літрів на суму – 400 гривень;
•       У бухгалтерському та податковому обліку визнано адміністративні витрати на обслуговування автотранспорту (паливо) в розмірі – 3600 гривен.

За результатами місяця, як правило до 5 числа місяця наступного за звітним, паливна компанія надає підприємству звіт про обсяги відпущеного пального. На підставі такого звіту бухгалтерією проводиться звірка даних паливної компанії по відпущеному пальному з даними первинних документів (чеків АЗС), наданих користувачами карток-водіями.

Крім паливних карток, для безготівкового розрахунку за паливо широко застосовуються талони на паливо, або скреч-картки.

Схема розрахунку талонами (скреч-картками)

Паливна скреч-картка це довірчий документ, що підтверджує право власника на отримання на АЗС визначеного талоном вида палива (А-80; А-92; А-95; А-95EURO; Дизельне паливо; ГАЗ), в кількості, визначеній номіналом картки.

Скреч-картки можуть відрізнятися по:

• регіонам дії – паливом можна заправлятися в мережі АЗС паливної компанії по всій Україні чи в межах окремого обласного центру;
• по номіналу:
•       на бензини – 5,10,15,20,30 і 40 літрів;
•       на дизельне пальне - 5,10,15,20,30, 60 і 100 літрів.

Для придбання паливної скреч-картки не обов’язково заключати договір з паливною компанією. Достатньо отримати рахунок в торговій точці, сплатити його і в тій же точці отримати скреч-картки (паливні талони) і накладні.

Вартість палива на скреч-картці фіксується на день оплати і в подальшому не переглядається.

В цілому облік придбання палива по скреч-карткам подібний обліку придбання палива по літровим паливним карткам. Єдиною різницею є те, що саму скреч-картку окремо не обліковують, а талони на паливо у відповідності до Інструкції №291 обліковуються на рахунку 203 «Паливо».

Для обліку обігу талонів підприємством розробляється аналітична відомість, в якій відображається надходження талонів і їх видача водіям під розпис. Форма аналітичної відомості розробляється підприємством самостійно. Приклад формату відомості наведено в Таблиці 3.

Таблиця 3. Відомость обігу талонів на пальне за жовтень 2016 року

Залишок на 01.10.2016		Надійшло			Видано				Підпис водія
номінал	літри	дата	номінал	літри	дата	номінал	літри	Прізвище водія
5 шт. х 20л;	100	02.10.2016	10 шт. х10л.	100	03.10.2016	9 шт. х20л.	180	Кутєпов П.Є.	Кутєпов П.Є.
4шт х10л.	40	02.10.2016	10 шт. х   5 л.	50	03.10.2016	10 шт. х   10 л.	100	Мокренко Т.М.	Мокренко Т.М.
		02.10.2016	20 шт. х 15 л.	300	03.10.2016	20 шт. х 15 л.	300	Бесараб Г.А.	Бесараб Г.А.
		02.10.2016	20шт. х 20л.	400	03.10.2016	15шт. х 20л.	300	Горбатюк Д.А.	Горбатюк Д.А.
		18.10.2016	5шт. х   30 л.	150	18.10.2016	5шт. х   30 л.	150	Топалов К.В.	Топалов К.В.
		18.10.2016	5штх15л	75	18.10.2016	9 шт. х   5 л.	45	Новіков В.А	Новіков В.А
Всього			10 шт. х10л. 10 шт. х   5 л. 20 шт. х 15 л. 20шт. х 20л. 5шт. х   30 л.	1075 л.	Всього	10 шт. х20л. 10 шт. х   10 л. 20 шт. х 15 л. 15шт. х 20л. 5шт. х   30 л. 10 шт. х   5 л.	1075

Документами, що підтверджують використання талонів є чеки ЕККА отримані водіями на АЗС при заправці паливом і передані в бухгалтерію.

Розглянемо порядок відображення придбання палива по талонам на прикладі 3.

Приклад 3.

В жовтні 2016 року Підприємство «Альфа» придбало паливні талони мережі АЗС в загальній кількості 70 шт. на 1075 літрів бензину загальною вартістю 25 800 гривень із розрахунку 24 гривні за літр палива (з ПДВ). Дані про номінал, літраж талонів їх видачу водіям і прізвища водіїв наведені в Таблиці 3.

Наприкінці місяця на підставі подорожніх листів було списано 1075 літрів палива.

Як вказані операції відображалися в бухгалтерському і податковому обліку підприємства «Альфа» протягом жовтня 2016 року.

Відповідь

Відображення вказаних операцій в бухгалтерському та податковому обліку підприємства «Альфа» приведено в таблиці 4.

Таблиця 4. Бухгалтерський облік придбання палива за безготівковим розрахунком, з використанням паливних талонів (скреч-карток)

№ п/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума	Податковий облік
		Дебет	Кредит		Доходи	Витрати
1.	Проведено передоплату Паливній компанії за паливні талони	371	311	25800	-	-
2.	Відображено право на податковий кредит з ПДВ	641	644	4300	-	-
3.	Отримано накладну і паливні талони від паливної компанії на 1075 літрів бензину палива	2031	631	21500
4.	Закрито розрахунки з ПДВ по паливним талонам	644	631	4300
5.	Проведено зарахування взаємних заборгованостей за паливо	631	371	25800	-	-
6.	Видано талони на паливо Кутєпову П.Є. (180 л. х 20 грн.)	2031	2031	3600
7.	Видано талони на паливо Мокренку Т.М. (100 л. х 20 грн.)	2031	2031	2000	-	-
8.	Видано талони на паливо Бесарабу Г.А. (300 л. х 20 грн.)	2031	2031	6000
9.	Видано талони на паливо Горбатюку Д.А. (300 л. х 20 грн.)	2031	2031	6000	-	-
10.	Видано талони на паливо Топалову К.В. (150 л. х 20 грн.)	2031	2031	3000	-	-
11.	Видано талони на паливо Новікову В.А (45 л. х 20 грн.)	2031	2031	900	-	-
12.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 180 літрів бензину Кутєповим П.Є.	2032	2031	3600	-	-
13.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 100 літрів бензину Мокренком Т.М.	2032	2031	2000	-	-
14.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 300 літрів бензину Бесарабом Г.А.	2032	2031	6000	-	-
15.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 300 літрів бензину Горбатюком Б.А.	2032	2031	6000
16.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 150 літрів бензину Топаловим К.В.	2032	2031	3000
17.	В бухгалтерію представлено первинні документи (чеки) про проведення заправки 45 літрів бензину Новіковим В.А.	2032	2031	900
18.	Списано згідно зведеного акту витрат палива за жовтень 2016 р. (на підставі подорожніх листів) - 1075 літрів палива на адміністративні витрати	92	2032	21500	-	21500
19.	Віднесено витрати на фінансовий результат	791	92	21500	-	-

Сподіваємося, наша стаття допоможе читачам розібратися в тонкощах обліку палива, придбаного за безготівковим розрахунком з використанням паливних карток і скретч-карток (паливних талонів).

Тарас МУРАШКО,

сертифікат аудитора серії «А»

сертифікат DipIFR rus

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Положення НБУ №137 - Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 19 квітня 2005 року N 137, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19 травня 2005 року за N 543/10823;

Інструкція №291 – Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року N 291.